Как правильно вручить подарок сотруднику с точки зрения бухгалтерии

Многие предприятия поздравляют своих сотрудников с 8 марта, Новым годом, Днем рождения и другими праздниками и памятными датами. И очень часто по таким приятным поводам вручаются презенты. Перед бухгалтером возникает задача правильно все оформить, отразить в учете, а также начислить, при необходимости, все налоги.

Документальное оформление

Распоряжение руководителя компании о закупке и выдаче подарков работникам можно оформить общим приказом, к которому приложить список одаряемых лиц. Другой вариант: воспользоваться унифицированными формами для выдачи подарков (№ Т-11 или Т-11а), а на закупку составить отдельный документ.

Если презент стоит дороже трех тысяч рублей, то юридическое лицо обязано оформить его вручение в письменной форме (п.2 ст. 574 Гражданского Кодекса РФ). Но для исключения в дальнейшем спорных ситуаций по начислению налогов данную хозяйственную операцию лучше всегда отражать письменно.

Сначала заключается договор дарения, в котором указывается название передаваемой вещи, ее цена. Документ заверяется подписями руководителя и сотрудника. При массовом поздравлении удобнее составить многосторонний договор, включив в него всех одаряемых.
Выдача производится по специальной ведомости, где отражаются следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, его подпись, дата выдачи и наименование презента. Ведомость может быть составлена в произвольной форме, причем, в ней должны присутствовать все обязательные реквизиты первичных документов.

Налоги

Налог на доходы физических лиц удерживается с подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей за год (п.28 ст.217 НК РФ). Применяется ставка 13 % для удержания с резидентов и ставка 30 % с лиц, не являющихся резидентами Российской Федерации. Сумма такого дохода показывается в справке 2-НДФЛ с кодом 2720.

Так как презенты вручаются не в рамках трудовых отношений и не как поощрение за трудовые успехи, то

• страховые взносы по такой хозяйственной операции не начисляются, (п.4 ст.420 Налогового Кодекса РФ, письмо Минфина №03-15-06/2437 от 20.01.17);
• понесенные расходы не уменьшают налог на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ);
• начисляется НДС, если подарок сделан не в денежной форме (п. 1 ст. 146 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 22.01.09 N 03-07-11/16).

При этом входящий НДС можно возместить, при наличии правильно оформленных документов, полученных от поставщика.

Пример

На торговом предприятии ООО «Гренада» поздравили с Днем рождения инженера Голубева Н.В., подарив ему портфель, который был куплен за 6000 рублей плюс НДС 18 %.
Бухгалтер ООО «Гренада» сделал следующие проводки в учете:

• Дт 71 Кт 50 7000 – выдано под отчет сотруднику, ответственному за покупку портфеля
• Дт 10 Кт 71 6000 – учтен портфель
• Дт 19 Кт 71 1080 – учтен НДС
• Дт 68 Кт 19 1080 – возмещен НДС
• Дт 71 Кт 50 80 – выдан перерасход подотчетному лицу
• Дт 73 Кт 10 6000 - портфель вручен Голубеву Н.В.
• Дт 91 Кт 73 6000 – стоимость подарка учтена в прочих расходах, не принимаемых при расчете налога на прибыль
• Со стоимости портфеля, превышающей 4000 рублей, удерживается НДФЛ:
• Дт 70 Кт 68 400 ((7080-4000)х13 %)- удержан налог на доходы физических лиц с Голубева Н.В.
• Дт 91 Кт 68 1080 – начислен НДС.
• Бухгалтер выписал счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировал его в книге продаж.

Более подробно о всех бухгалтерском учете вы можете узнать в нашем учебном центре – Курс бухгалтерского учета и налогообложения.