Электронная бухгалтерия - Оцифровка бухгалтерских книг

Оцифровка реестров и бухгалтерских книг в электроннгой бухгалтерии, имеющих налоговое значение, помогает активизировать процедуру, позволяющую хранить их в компьютере в соответствии с техническими правилами, а также гражданским и налоговым законодательством. Наличие документа в цифровом формате в течение всего его жизненного цикла дает значительные преимущества.

Преимущества оцифровки, о которых стоит знать

Вот некоторые из преимуществ оцифровки бухгалтерских книг и реестров, о которых стоит знать:

• улучшение корпоративного имиджа;
• вклад в зеленую экономику страны;
• сокращение времени выполнения действий;
• автоматизация процесса выдачи;
• сокращение поврежденных или утерянных документов;
• юридическая доказательственная ценность;
• повышенная защищенность документов;
• снижение затрат на противопожарные мероприятия;
• сокращение потребления бумаги и принтеров;
• уменьшение архивных площадей.

В зависимости от того, используется ли цифровая или бумажная форма бухгалтерских книг, рабочий процесс меняется.

Различия между дематериализацией и оцифровкой бухгалтерских книг Если бухгалтерские книги создаются и хранятся в бухгалтерском программном обеспечении и подписываются цифровой подписью, говорят об оцифровке. Если же документы печатаются на бумаге, а затем преобразовываются и сохраняются в цифровом виде, то этот процесс называется дематериализацией.

Можно решить, подписывать ли бухгалтерские книги цифровой подписью, в зависимости от документа и от гарантирования гражданско-правовых положений. Исключением является описная книга, которая обязательно должна быть заверена электронно-цифровой подписью законного представителя.