Использование электронных счетов в бизнесе

В начале 2019 года у налогоплательщиков появилась большая свобода выставления и отправки электронных счетов. Это большое удобство, позволяющее сэкономить время и деньги. Также стоит подчеркнуть, что электронный счет способствует защите окружающей среды.

Какие данные должен содержать электронный счет

Данные, которые должны быть в электронном счете-фактуре, не отличаются от данных, которые должны быть включены в счета-фактуры, составленные в бумажной форме.Счета-фактуры могут быть представлены в электронном виде в любом электронном формате, если гарантируется подлинность происхождения, целостность содержания и читаемость счета-фактуры. Дополнительно предприниматель должен быть одобрен получателем. Стоит подчеркнуть, что не каждый предприниматель знает, что следует понимать под приведенными выше терминами. Поэтому следует сделать ссылку на постановление министра финансов об электронных счетах.

Налогоплательщику нужно определять, в каком виде будет сохранена как подлинность, так и целостность, и читаемость счета. Это можно обеспечить с помощью любых бизнес-проверок, которые устанавливают надежный контрольный след между выставлением счета и доставкой товаров или предоставлением услуг. Помимо них налогоплательщик может использовать:

• безопасная электронная подпись
• подтвержденная действующим квалифицированным сертификатом
• электронный обмен данными в соответствии с договором о европейской модели электронного обмена данными, где заключенный договор, относящийся к этому обмену, предусматривает применение процедур, гарантирующих подлинность происхождения счета и целостность его данных

Предполагаемое согласие

В положениях регламента не указывается согласие получателя на получение электронных счетов. Поэтому многие организации ссылаются на положения Гражданского кодекса, в которых указано, что молчание является принятым по умолчанию. В этом отношении он заходит слишком далеко. Однако в ситуации, когда подрядчику был отправлен счет в электронной форме, и подрядчик оплатил причитающуюся сумму или выразил согласие во время разговора, тогда можно констатировать, что согласие было дано.

Как хранить электронные счета

Что касается передачи электронных счетов-фактур - электронные счета-фактуры следует хранить с разбивкой на периоды расчетов таким образом, чтобы обеспечить:

• подлинность происхождения, целостность содержания и читаемость этих счетов с момента их выставления до истечения срока налоговых обязательств;
• их легко найти;
• налоговый орган или орган налоговой инспекции по запросу, в соответствии с отдельными положениями, немедленный доступ к счетам-фактурам.

Если предприниматель имеет зарегистрированный офис, он обязан хранить их на территории страны. Однако это положение не применяется, если счета-фактуры хранятся за пределами территории страны в электронной форме таким образом, чтобы налоговый орган или орган фискального контроля могли получить доступ к этим счетам-фактурам онлайн с помощью электронных средств.

Метод хранения электронных счетов-фактур состоит в том, чтобы позволить налоговому органу и органу налогового контроля немедленно собирать их и обрабатывать содержащиеся в них данные.

Счета в формате PDF

В правилах нет прямого указания на формат, в котором должны храниться электронные счета-фактуры. Однако толкования налоговых органов показывают, что формат PDF является приемлемым. Таким образом, как отправка, так и получение счетов-фактур в виде файла PDF, прикрепленного к электронному письму, адресованному получателю счета-фактуры, равносильны налогу на получение бумажного счета-фактуры при условии подлинности происхождения и целостности содержания рассматриваемых счетов-фактур.

Электронный счет в 2020 году

В начале 2020 года вступило в силу определение электронного счета, которое до сих пор не использовалось в правилах. Согласно недавно добавленному закону о налоге на товары и услуги (НДС) под электронным счетом-фактурой следует понимать счет-фактуру в электронном виде, выставленный и полученный в любом электронном формате.

Счета-фактуры, созданные в электронном формате, которые будут отправлены или получены в бумажной форме, не будут представлять собой электронные счета-фактуры в значении вышеупомянутой статьи.

С другой стороны, счета-фактуры, составленные в бумажной форме, которые будут преобразованы в электронный формат (например, в форме сканирования), а затем отправлены и получены по электронной почте, могут считаться электронными счетами-фактурами. Однако обязательным условием является то, что бумажная версия счета не отправляется и не передается получателю.

Овладеть работой с электронными счетами и получить профессиональные навыки вы сможете пройдя у нас Курсы бухгалтерского учета и налогообложения.